Privacy verklaring Zorggroep Oude en Nieuwe Land

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welk doel wij deze gegevens verwerken, op basis van welke wettelijke grondslag wij deze mogen verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacyverklaring.

Om een cliëntrelatie aan te gaan en voor het verlenen van zorg en diensten

Op het moment dat wij u zorg bieden, hebben wij ter uitvoering van de (behandel)overeenkomst die wij met u sluiten bepaalde persoonsgegevens van u nodig. Zo kunnen wij u de gewenste zorg bieden, ons extern verantwoorden over de verleende zorg en uw sociale netwerk en mantelzorger betrekken. Bepaalde gegevens, zoals uw burgerservicenummer (hierna: BSN), hebben wij nodig omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

· NAW-gegevens

· Geslacht

· Geboortedatum en -plaats

· Nationaliteit

· Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

· Cliëntnummer

· Beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s), alleen met toestemming

· Verzekeringsgegevens

· Informatie die u zelf verstrekt aan ons

· Informatie van contactpersonen, mantelzorgers en/of bewindvoerders

· BSN

· Kopie ID-bewijs

· Bankrekeningnummer

· Financiële gegevens m.b.t. zorgverlening

· Gegevens in het kader van de zorg (bijvoorbeeld de zorgvraag, medicatiegegevens, medische geschiedenis, diagnoses, zorginhoudelijke informatie, rapportages, zorgplannen)

Binnen onze organisatie hanteren wij specifieke bewaartermijnen voor dossiers en gegevens, afgestemd op wettelijke vereisten. Het medisch dossier wordt 20 jaar bewaard, beginnend na het laatste zorgcontact. Het kan zijn dat uw dossier langer dan 20 jaar wordt bewaard indien er sprake is van een andere wettelijke bewaartermijn of als dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening. Financieel-administratieve gegevens worden zeven jaar bewaard. Ten slotte geldt voor de logging van medische dossiers een bewaartermijn van zeven jaar, vanaf het moment van de actie.

Werken bij ZONL

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

· NAW-gegevens

· Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

· Curriculum Vitae

· Motivatiebrief

· Referenties

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure. Wij bewaren deze gegevens voor de inhoudelijke behandeling van de sollicitatie en om u op de hoogte te kunnen houden van de voortgang. Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van de (potentiële) overeenkomst. We kunnen de sollicitatiegegevens – met uw toestemming – nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door een e-mail te sturen naar werkenbij@zorggroep-onl.nl. Als u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Job alert

Op www.werkenbijzonl.nl kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van relevante vacatures per mail.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

· Voor- en achternaam

· E-mailadres

· Functietype

· Opleiding

· Aantal beschikbare uren per week

Wij verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming. We bewaren deze gegevens zolang u de job alert wenst te ontvangen. U kunt zich op ieder moment afmelden voor de job alert. Uw gegevens worden na afmelding verwijderd.

Aanmeldformulier Zorg- en Overige stages

Als u bij ons stage wilt komen lopen, dan kunt u hiervoor solliciteren via het aanmeldformulier op onze website.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam

• Woonplaats

• E-mailadres

• Naam opleiding

• Opleidingsinstituut

• Leerjaar

• Begin- en einddatum stage

• Schooldag(en) tijdens stage

• Wenselijke aantal stage uren per week

• Type stage

• Curriculum Vitae

• Motivatiebrief

Wij verwerken deze gegevens, omdat het noodzakelijk is voor het eventueel sluiten van een stageovereenkomst. Deze gegevens worden maximaal 30 dagen na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Als u stage bij ons komt lopen, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Aanmelden als vrijwilliger of voor de cliëntenraad

Wanneer u zich bij ons aanmeldt als vrijwilliger of als (kandidaat-)lid van de cliëntenraad, of wanneer u hierover meer informatie opvraagt, verwerken wij persoonsgegevens om uw aanmelding of informatieverzoek in behandeling te nemen en – indien van toepassing – ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een overeenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Bij een informatieverzoek zullen wij uw gegevens bewaren tot 30 dagen. Als u zichzelf aanmeldt voor de cliëntenraad of als vrijwilliger, zullen wij uw gegevens maximaal bewaren tot 30 dagen na het einde van de aanmeldprocedure.

Cliënttevredenheidsonderzoek

ZONL voert onderzoeken uit naar cliënttevredenheid en kwaliteitsverbetering.

Hiervoor verwerken wij onder andere de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• E-mailadres

• Inhoud van het  cliënttevredenheidsonderzoek/kwaliteitsonderzoek

Wij verwerken deze gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van ZONL. Aan de hand van het onderzoek kunnen we onze dienst- en zorgverlening verbeteren. We bewaren deze gegevens maximaal 30 dagen nadat u heeft meegedaan aan het onderzoek.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, ons telefonisch benadert, een vraag stelt via het contactformulier op de website, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden.

Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

· Voor- en achternaam

· E-mailadres

· Woonplaats (optioneel)

· Telefoonnummer (optioneel)

· Inhoud van het bericht

Wij slaan deze informatie op voor het uitvoeren van het contact en/of het afhandelen van een klacht. We bewaren deze informatie zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 30 dagen nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag goed hebben afgehandeld.

ReCAPTCHA

Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van diverse invulformulieren op onze websites te voorkomen.  Door aan te geven dat u geen robot bent, wordt gecontroleerd:

• hoe snel het formulier wordt ingevuld;

• welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;

• het IP-adres van degene die het formulier invult.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het privacybeleid van Google.

Cameratoezicht

In sommige van onze panden hangen camera’s. Met deze camera’s registreren wij beeldmateriaal van u via onze camerabewaking, omdat wij daar een gerechtvaardigd beveiligingsbelang bij hebben (gerechtvaardigd belang). Dit doen wij enkel om de veiligheid van onze bezoekers, onze medewerkers en om onze eigendommen te beschermen. De camerabeelden bewaren wij maximaal 4 weken, tenzij er een gerechtvaardigd belang bestaat om deze langer te bewaren. Als er camerabewaking plaatsvindt, dan wordt dit bij het pand aangegeven met een bord.

Worden uw persoonsgegevens gedeeld met derde partijen?

ZONL deelt uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer en voor zover dit op basis van de geldende wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derden, omdat:

· wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;

· wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;

· wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Als ZONL derden inschakelt die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, treden deze partijen op als verwerker. In dat geval sluit ZONL met deze partijen een verwerkersovereenkomst waarin afspraken worden vastgelegd over een zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

· Zorgkantoor

· Zorgverzekeraars

· Gemeenten

· IT-leveranciers en -dienstverleners

· Andere zorginstellingen- en aanbieders

· Overheidsorganisaties, zoals de Belastingdienst, het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), het Centraal Administratie Kantoor (CAK) en de Arbodienst.

· Hostingpartijen

· Cookiedienstverleners

Sommige van onze leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij gebruik maken van een modelovereenkomst van de Europese Commissie of aanvullende afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

ZONL neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of enige vorm van onrechtmatig verwerken. Wij nemen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

· Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om en zorgen ervoor dat alleen mensen bij uw gegevens kunnen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

· Wij zorgen voor een goede beveiliging van onze computers en netwerken en houden onze locaties veilig door middel van toegangsbeveiliging.

· Wij hebben een privacybeleid en procedures waarin is vastgelegd hoe medewerkers met persoonsgegevens moeten omgaan. Wij verwijderen gegevens bijvoorbeeld zodra wij deze niet meer nodig hebben, tenzij we verplicht zijn om deze langer te bewaren.

· Mocht er onverhoopt iets misgaan, dan beschikt ZONL over een procedure “Beoordeling en melding datalekken” voor het melden van beveiligingsincidenten en datelekken.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

· Recht op inzage: u heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien of een kopie van de gegevens te ontvangen.

· Recht op rectificatie: u heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.

· Recht op verwijdering: In sommige gevallen kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) te verwijderen.

· Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

· Recht om uw toestemming in te trekken: als u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

· Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.

· Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als dit technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of uitvoering van overeenkomst.

Als u gebruik wilt maken van één van uw rechten, kunt u een verzoek indienen door contact met ons op te nemen via privacy@zorggroep-onl.nl.. Bij uw verzoek kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij vragen in dat geval aanvullende gegevens om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de persoon bent op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Wij reageren in principe binnen één maand op verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit van het verzoek. Als wij de termijn verlengen, stellen wij u daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte.

Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele-, analytische- en trackingcookies. Daarover kunt u in onze cookieverklaring meer informatie vinden.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Wij raden u aan om de privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Vragen of klacht indienen

Als u vragen heeft of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar privacy@zorggroep-onl.nl. Als u er met ons niet uitkomt, staat het u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Zorggroep Oude en Nieuwe Land

Meester Zigher Ter Steghestraat 9

8331 KG Steenwijk

E-mailadres: privacy@zorggroep-onl.nl

KvK-nummer: 39084589

Voor vragen of meer informatie kunt u ook contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming Rick Kaspers, via r.kaspers@ictrecht.nl.